Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere Website talking-machines.de, für unser Kundenportal und für Gespräche mit unseren KI-Telefonassistenten. Sie beschreibt, welche personenbezogenen Daten wir dabei verarbeiten, zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und wie lange.

Website, Kundenportal und Datenbank laufen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Rechenzentren in Deutschland. Über Hetzner versenden und empfangen wir auch unsere E-Mails.

Mit Hetzner haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Welche Daten Dienstleister in den USA erhalten, steht in Abschnitt 4.

Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf speichert unser Webserver Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem. Wir brauchen diese Angaben, um Störungen und Angriffe zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Protokolle nach spätestens 14 Tagen.

Kontaktformular und E-Mail

Schreiben Sie uns über das Kontaktformular, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht und, falls angegeben, Ihre Telefonnummer, um Ihre Anfrage zu beantworten. Ohne Name, E-Mail-Adresse und Nachricht können wir nicht antworten, deshalb sind diese Felder Pflicht. Unser Server leitet die Anfrage als E-Mail an uns weiter und speichert sie selbst nicht. Um massenhafte Einsendungen abzuwehren, zählt er die Anfragen je IP-Adresse für einige Minuten mit. Für Anfragen per E-Mail gilt dasselbe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Statistik

Um Website und Portal zu verbessern, zählen wir auf unserem eigenen Server Seitenaufrufe, wie oft einzelne Funktionen genutzt werden und welche Fehlermeldungen erscheinen. Dabei erfassen wir die aufgerufene und die zuvor besuchte Seite, die Kampagnenangaben eines Links, über den Sie gekommen sind (utm-Parameter), die genutzte Funktion, die Art einer Fehlermeldung, die Softwareversion, Ladezeiten, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Bildschirmgröße, Sprache, Land und eine Kennung, die jeden Monat wechselt. Ihre IP-Adresse speichern wir nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir löschen die Daten nach zwei Jahren.

Cookies und lokaler Speicher

Wir setzen keine Cookies und binden keine Dienste Dritter ein, weder für Statistiken noch für Karten oder Schriftarten. Im lokalen Speicher Ihres Browsers merken wir uns nur, welches Design und welche Sprache Sie gewählt haben. Diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht. Weil sie für die von Ihnen gewünschte Darstellung unbedingt erforderlich sind, braucht es dafür keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können sie jederzeit in Ihrem Browser löschen.

Rufen Sie ein Unternehmen an, das unsere Telefonassistenten einsetzt, verarbeiten wir im Auftrag dieses Unternehmens Ihre Telefonnummer sowie Zeitpunkt und Dauer des Anrufs. Stimmen Sie der Aufzeichnung zu, kommen die Aufzeichnung, das Transkript und eine Zusammenfassung des Gesprächs hinzu. So nimmt der Assistent Ihr Anliegen auf und gibt es an das Unternehmen weiter, etwa als Ticket, per E-Mail oder in dessen Kundenportal.

Verantwortlich ist das Unternehmen, das Sie angerufen haben. Wir sind sein Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Fragen zu einem Anruf sowie Auskunfts- und Löschwünsche richten Sie deshalb am besten an dieses Unternehmen. Wir helfen ihm, sie zu beantworten.

Sie können jederzeit auflegen. Auf Wunsch leitet der Assistent Sie an einen Menschen weiter oder nimmt eine Bitte um Rückruf auf.

Für die Telefonverbindung setzen wir die Twilio Inc. ein, für Spracherkennung, Gesprächsführung und Sprachausgabe die Retell AI, Inc. Beide sind durch einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung gebunden. Retell setzt dafür seinerseits weitere Dienstleister ein, etwa für Sprachmodelle, Spracherkennung und Sprachausgabe. Die Liste veröffentlicht Retell unter trust.retellai.com/subprocessors.

Twilio und Retell sitzen in den USA und verarbeiten Ihre Gesprächsdaten dort. Für Twilio stützen wir die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), für Retell auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln schicken wir Ihnen auf Anfrage an info@talking-machines.de. Stellen, die Geschäftsgeheimnisse enthalten, dürfen wir dabei schwärzen.

Retell löscht jedes Gespräch spätestens ein Jahr nach dem Anruf, die Aufzeichnung eingeschlossen. Transkript, Zusammenfassung und Verbindungsdaten übernehmen wir in unser Kundenportal in Deutschland. Dort bleiben sie so lange, wie es mit dem angerufenen Unternehmen vereinbart ist. Löschen wir ein Gespräch, löschen wir es auch bei Retell. In Retells Datensicherungen können Kopien länger erhalten bleiben.

Unter portal.talking-machines.de sehen die Mitarbeitenden unserer Kunden ihre Gespräche, Tickets und Auswertungen. Für Ihr Benutzerkonto verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, sofern angegeben, Ihr Passwort als Hashwert und, wenn Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung nutzen, den zugehörigen Schlüssel. Ein Profilbild speichern wir nur, wenn Sie eines hochladen. Einladungen, Links zum Zurücksetzen des Passworts und Benachrichtigungen erhalten Sie per E-Mail.

Endet Ihr Zugang zum Portal, löschen wir Ihr Konto mit Name, E-Mail-Adresse, Profilbild, Einstellungen und Zwei-Faktor-Schlüssel innerhalb eines Tages. Endet der Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber, können Sie sich ab sofort nicht mehr anmelden. Ihr Konto löschen wir 30 Tage danach, falls der Vertrag bis dahin nicht wieder auflebt.

Ihre Einstellungen wie Sprache, Design und gespeicherte Filter speichern wir mit Ihrem Konto, damit sie auf jedem Gerät gelten. Ihre Anmeldung und einige Einstellungen, etwa eine eingeklappte Seitenleiste, legt das Portal nur im lokalen Speicher Ihres Browsers ab (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Cookies setzt auch das Portal nicht.

Zu Ihrer Sicherheit protokollieren wir Anmeldungen und Änderungen am Passwort in den Server-Protokollen, die wir nach spätestens 14 Tagen löschen. Außerdem halten wir fest, wer ein Gespräch im Detail geöffnet oder eine Aufzeichnung abgespielt hat und wer Tickets, Kontakte, Benutzer oder Einstellungen geändert hat. Bei Änderungen an Zugriffsrechten speichern wir dazu die IP-Adresse. Einträge über geöffnete Gespräche löschen wir nach einem Jahr, Einträge über Änderungen nach drei Jahren. Die Administratoren Ihres Unternehmens sehen die Einträge zu Ihrem Unternehmen ohne IP-Adressen.

Feedback, das Sie im Portal abgeben, speichern wir ohne Ihren Namen. Wir sehen nur, von welchem Unternehmen es kommt. Ein Jahr nach der Abgabe löschen wir es.

Spielen Sie eine Aufzeichnung ab, holt unser Server sie bei Retell ab und gibt sie an Ihren Browser weiter. Ihr Browser nimmt dabei keine Verbindung in die USA auf. Alle anderen Portaldaten liegen ohnehin auf unseren Servern in Deutschland.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind. Nutzen Sie das Portal als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Kunden, stützen wir uns auf unser berechtigtes Interesse, den mit Ihrem Arbeitgeber vereinbarten Zugang sicher bereitzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald wir sie für ihren Zweck nicht mehr brauchen. Feste Fristen nennen die Abschnitte oben. Anfragen löschen wir, wenn sie erledigt sind. Führt eine Anfrage zu einem Vertrag, bewahren wir den Schriftverkehr als Handelsbrief sechs Jahre auf (§ 257 HGB). Unsere Datenbank sichern wir jede Nacht verschlüsselt bei der Hetzner Online GmbH und bewahren die Sicherungen bis zu sechs Monate auf. Gelöschte Daten verschwinden daher spätestens sechs Monate später auch aus den Sicherungen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa aus dem Handels- und Steuerrecht, bleiben unberührt.

Ihnen stehen uns gegenüber die folgenden Rechte zu. Eine formlose Nachricht an info@talking-machines.de genügt, und es entstehen Ihnen keine Kosten.

• Auskunft über die Daten, die wir zu Ihnen speichern (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten, soweit keine Pflicht zur Aufbewahrung besteht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Herausgabe der Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO)

Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten (Art. 22 DSGVO).